Como propietario único, ha dedicado incontables horas para que su negocio despegue y comience a generar ingresos. Sin duda, ha trabajado al menos algunas jornadas de 15 horas para cumplir con los plazos y mantener contentos a los clientes. La decisión de contratar a un empleado marca la siguiente etapa de su trayectoria como propietario de un negocio. Sin embargo, antes de dar ese paso, asegúrese de haberse preparado adecuadamente y de haberse protegido de posibles responsabilidades.
1. Obtenga un EIN
Antes de contratar empleados, debe obtener un número de identificación de empleador. Este número se utiliza en las declaraciones de impuestos y otros documentos impositivos. Para obtener un EIN, debe presentar el formulario SS-4 ante el IRS.
2. Considere cambiar la estructura de su negocio
Legalmente, puede continuar operando como propietario único mientras contrata empleados. Sin embargo, hacerlo puede ponerlo en riesgo legal considerable. Si enfrenta problemas legales con los empleados en el futuro, sus activos personales pueden estar en riesgo si opera como propietario único. Elegir una entidad comercial diferente puede ofrecer protección adicional y ayudarlo a aprovechar otros recursos disponibles para los propietarios de corporaciones.
3. Regístrese en el Departamento de Trabajo del Estado
Puede registrar su empresa en el Departamento de Oportunidades Económicas de Florida. Una vez completado este paso, podrá pagar los impuestos estatales de compensación por desempleo.
4. Explorar opciones de seguro
Es importante contratar un seguro de compensación para trabajadores antes de contratar a un empleado. Si un empleado se lesiona mientras trabaja, usted podría tener que hacerse cargo de sus gastos médicos y de los salarios perdidos. En Florida, no está obligado legalmente a contratar un seguro de compensación para trabajadores hasta que tenga cuatro empleados. Sin embargo, contratar un seguro de inmediato puede proteger a su empresa de demandas judiciales y fomentar un crecimiento continuo.
5. Configure sus retiros de impuestos y nómina
Como empleador, debe retener impuestos de los cheques de pago de sus empleados y entregárselos al IRS. Además, debe pagar los impuestos de Medicare y del Seguro Social. Un sistema de nómina automatizado puede ayudarlo a evitar errores costosos y multas a la hora de pagar impuestos.
6. Prepare los formularios de empleo
Contratar empleados implica una cantidad considerable de papeleo. Cada año, debe presentar el Formulario 940 del IRS y pagar el impuesto federal por desempleo. También es posible que deba colocar avisos y carteles sobre los derechos y las protecciones de los empleados. Para cada nueva contratación, debe completar el Formulario I-9 para el USCIS y el Formulario W-4 para el IRS.
Consulte a un abogado para cumplir con las leyes laborales
Ahora que está a punto de contratar a su primer empleado, debe trabajar con un abogado comercial para asegurarse de cumplir con todos los estatutos y leyes laborales pertinentes. No cumplir con los estándares estatales o federales puede generar multas cuantiosas y otras consecuencias, lo que podría llevar a la quiebra a su empresa. Ser proactivo y consultar con un abogado comercial puede ayudarlo a evitar estos obstáculos, proteger su empresa y crear un entorno de trabajo seguro para sus empleados.
Ser propietario de una pequeña empresa es un desafío, pero no tiene por qué hacerlo solo. Prepárese para el futuro de su empresa comunicándose con Trembly Law al 305-985-4581.