Seamos realistas. Para gestionar su negocio, necesita proveedores que puedan ayudarle con una gran cantidad de servicios o artículos que son fundamentales para sus operaciones pero que no pertenecen a su área de especialización. Si bien muchos proveedores están adoptando contratos de formato estándar en aras de la uniformidad y la coherencia, aún es posible tener un contrato negociado con un proveedor.
Independientemente de si su proveedor le pide que firme un contrato estándar o si tiene cierto margen de negociación, estos son los aspectos que debe incluir el contrato. De esa manera, la letra pequeña puede protegerlo y hacer que su negocio funcione sin problemas.
¿Qué es un acuerdo de proveedor?
Un contrato de proveedor es un contrato comercial por el cual usted y otra parte acuerdan un intercambio de bienes y servicios a cambio de una compensación, por montos y precios específicos. El acuerdo establece las condiciones y los detalles en virtud de los cuales se llevará a cabo este intercambio, y puede ser único o de manera periódica. Suelen utilizarse para eventos, como bodas o ferias comerciales.
Una de las ventajas de un acuerdo es que, cuando usted es el anfitrión de un evento o el proveedor, puede establecer las condiciones bajo las cuales el proveedor puede operar. Eso le ayuda a mantener el control y evitar un caos no deseado. El documento también es válido en un caso judicial y ayuda a establecer las reglas en cuanto a las condiciones de pago o el acceso no autorizado.
También puedes especificar las condiciones sobre lo que debería suceder si ni el vendedor ni el comprador pueden cumplir con su parte del acuerdo. Si un proveedor de catering no entrega una tarta de bodas a tiempo, por ejemplo, puedes exigir una compensación diferente a la de una tarta nueva.
Qué incluir en su contrato con el proveedor
Es necesario que el contrato con el proveedor incluya varios elementos básicos, ya sea que usted sea el anfitrión del evento o el proveedor. La mayoría de los lugares tienen estos contratos como plantillas y usted puede compararlos con un conjunto de criterios. Es mejor evitar un contrato injusto que firmarlo y pagar las consecuencias más adelante.
1) Alcance de los servicios o productos
En definitiva, lo más importante que debe transmitir un contrato es qué hará exactamente el proveedor para su empresa o qué le suministrará. El acuerdo indicará qué productos o servicios se proporcionarán y las condiciones en las que se deben entregar. Un ejemplo sería que, si va a comprar galletas, puede especificar que sean recién horneadas, masticables y enteras. Las galletas rotas serían motivo de responsabilidad del proveedor.
En este caso, la especificidad es fundamental, ya que, cuando las partes no especifican, es probable que se produzcan errores. Tenga en cuenta que esto no se debe a que las personas sean intrínsecamente deshonestas; la comunicación puede fallar incluso con las mejores intenciones. Esto también sirve para protegerlo a usted y al proveedor, ya que deja en claro desde el principio lo que está solicitando y lo que el proveedor espera proporcionar.
2) Duración y duración del contrato
También sabrás por alcance durante cuánto tiempo te brindará el proveedor servicios y en qué horarios del día o incluso semanas en algunos casos. Ese período de tiempo es importante para que sepas cómo pagar por el tiempo y cuándo el proveedor debe dejar de brindarte sus bienes y servicios.
Un proveedor que sabe cuándo ya no se necesitan sus servicios tiene más probabilidades de actuar con eficiencia. Volviendo al ejemplo de la boda, considere que una boda suele durar solo un día; no querrá que un proveedor de catering proporcione la torta y la cena el día después de la boda, cuando todos los invitados se hayan ido.
3) Precio y cómo se pagará
Un contrato válido debe incluir algún tipo de contraprestación (precio) a cambio del cumplimiento por parte de la otra parte. Incluso si el precio se paga en una forma distinta a la monetaria, por ejemplo, contribuciones en especie o condonación de deuda, esto debe especificarse en el contrato.
Se debe respetar un acuerdo escrito después de que ambas partes lo firmen. Especifique si va a utilizar efectivo, transferencias bancarias o servicios electrónicos como Venmo. Eso puede marcar la diferencia para los vendedores que desean obtener ingresos significativos.
La otra parte de esta ecuación es que también se deben especificar el método y el cronograma de pago. Si solo se paga una parte del precio por adelantado y los pagos posteriores vencen más tarde, esto debe especificarse con todo detalle. Nuevamente, esto es para protegerlo a usted y al vendedor de malentendidos que podrían dar lugar a litigios. La letra pequeña puede resultar bastante importante para cualquiera de las partes.
4) Cómo salir del contrato
Todo lo bueno tiene un final y los contratos no son la excepción. Al menos en los contratos, puedes especificar las condiciones en las que puedes abandonar la relación y cómo se gestionará tu salida. A veces, estas condiciones se denominan cláusulas de salida.
Algunos contratos expirarán al finalizar el proyecto en cuestión o al entregar el producto. Otros pueden durar indefinidamente siempre que las partes no se opongan. Otros, en cambio, durarán un tiempo determinado antes de que cada parte acuerde rescindirlo por su propia cuenta.
5) ¿Qué sucede si alguien no cumple con el acuerdo con el proveedor?
El término técnico para esto es “incumplimiento”, es decir, si su proveedor incumple su parte del acuerdo, usted debería incluir en el contrato alguna cláusula que establezca si puede solucionar el incumplimiento. Esto se llamaría una solución. Alternativamente, si se trata de un incumplimiento de tal magnitud, entonces puede obtener una rescisión automática del contrato. El término para la compensación de una parte lesionada a otra se llama indemnización y está destinado a cubrir la pérdida en la playa.
Tenga en cuenta que esta también será la sección en la que algunos proveedores incluirán sus términos sobre cómo resolver los desacuerdos, que para los proveedores más grandes probablemente será mediante arbitraje en lugar de litigio. El arbitraje es un medio para negociar un acuerdo. Esto puede no ser algo que pueda negociar, pero al menos puede saber al firmar el acuerdo que esto es lo que tendrá que tratar en el tribunal .
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