Si se constituye como empresa en Florida, una de las cosas que debe hacer para mantener la validez de su corporación (y evitar la responsabilidad personal de la empresa) es reunirse con sus accionistas. Las reuniones de accionistas suelen percibirse como eventos gigantescos y casi ostentosos con grandes salones de baile llenos de accionistas ansiosos. Afortunadamente para usted, esta es la excepción, no la regla, de cómo se llevan a cabo realmente las reuniones de accionistas. Esto es lo que necesita saber.
1) Se requiere que se celebre al menos una reunión al año . La mayoría de los estados exigen que las corporaciones con accionistas celebren reuniones con dichos accionistas al menos una vez al año. El propósito de esta reunión es permitir que los accionistas tengan la oportunidad de revisar los libros y cuestionar a la gerencia sobre su liderazgo en la corporación. También es el momento de elegir nuevos directores y ocuparse de cualquier otro asunto corporativo que requiera la aprobación de los accionistas. Esto es válido para las grandes corporaciones multinacionales, así como para las pequeñas corporaciones familiares con el tío Norman y la tía Sally como accionistas.
2) La reunión debe ser válida para que cuente . La razón por la que esto es tan importante (además de brindarles a los accionistas una oportunidad legítima de echar un vistazo bajo el capó de la corporación) es que la mayoría de los estados considerarán que una corporación que solo respete de palabra esta y otras reglas es una corporación fantasma o ficticia. Si esto es cierto, los tribunales no permitirán que los directores se escondan detrás de las protecciones legales de la estructura de la corporación. Es decir, los acreedores de la empresa podrán «perforar el velo corporativo» o ir directamente a buscar la responsabilidad personal de los directores. Cuando los directores no celebran reuniones anuales o no siguen los requisitos para que las reuniones de accionistas sean legítimas, en realidad están aumentando su responsabilidad personal.
3) Debes dar aviso adecuado de la reunión . Si no les das a los accionistas un aviso adecuado y con anticipación de la reunión, es probable que no puedan asistir. Por eso, las normas que rigen las corporaciones exigen que les des un aviso individual adecuado de las reuniones anuales a todos los accionistas. La notificación debe ser por escrito y enviada por correo a la persona con la hora, fecha y lugar de la reunión, junto con información sobre el número mínimo de accionistas que se requiere que estén presentes en la reunión para que pueda constituir una reunión legítima. Si los accionistas pueden designar un apoderado para su voto o pueden participar en la reunión por otros medios, eso también debe estar detallado en el aviso.
4) Consultar los estatutos o artículos de la sociedad para determinar los derechos y requisitos de voto . Las cuestiones relativas a la forma en que votarán los accionistas (votación escrita, votación oral, etc.) y el número de votos asignados a cada accionista deben estar delineadas en los estatutos o artículos de la sociedad. Como mínimo, los estatutos deben indicar cuántos accionistas deben estar presentes para votar a fin de constituir el quórum.
5) Llevar actas . Esto no significa que deba mirar el reloj mientras usted y la tía Sally ven las noticias en la sala de conferencias. Esto significa que el director o la persona designada como secretario toma notas de la reunión para crear un registro completo y minucioso de la misma. Las actas deben incluir quiénes asistieron, cuándo se inició la reunión, el orden del día, las votaciones realizadas, cómo resultaron las votaciones y cuándo se levantó la sesión.
La buena noticia es que las juntas de accionistas no tienen por qué ser asuntos complicados ni elaborados. El mejor lugar para comenzar a averiguar cómo celebrar juntas de accionistas sencillas y legítimas es contar con un asesor corporativo experto que lo guíe a través de los pasos. El equipo legal de Trembly Law está listo para ayudarlo con la suya, así como con muchos otros asuntos legales relacionados con la estructura y la gobernanza corporativa. Comuníquese con nosotros al (305) 614-3219 hoy mismo para comenzar.