En el pasado, hemos discutido ciertos temas relacionados con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), que es una pieza muy importante de la ley federal que rige el empleo en los EE. UU. La FLSA establece ciertos requisitos que deben cumplir ciertos trabajadores, específicamente los trabajadores «no exentos». Los empleadores deben adherirse a las normas sobre salario mínimo, mantenimiento de registros, pago de horas extra y empleo juvenil para aquellos trabajadores que están cubiertos por la ley. En esta publicación, examinaremos los requisitos de mantenimiento de registros de la FLSA en detalle. Los empleadores deben tomar estos requisitos en serio porque las violaciones de la FLSA pueden acarrear fuertes sanciones.
Elementos que deben registrarse
La FLSA establece el tipo de información que deben conservar los empleadores sobre los trabajadores no exentos. Es importante destacar que los empleadores no necesitan seguir un estilo o método particular de mantenimiento de registros para esta información. A continuación, se incluye una lista de elementos informativos que los empleadores deben tener a mano:
Datos Personales de los Trabajadores:
- Nombre completo del empleado
- Número de seguro social del empleado
- Dirección de domicilio actual del empleado, incluido el código postal
- Fecha de nacimiento del empleado (si es menor de 19 años)
- Sexo y ocupación (es decir, puesto de trabajo)
Información de empleo sobre los trabajadores
- Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral
- Número de horas trabajadas cada día por empleado
- La base sobre la que se calculan los salarios ($10 por hora, $500 por semana, trabajo a destajo, etc.)
- Tarifa de pago por hora
- Ganancias totales por día o semana (según la base que se aplique)
- Ganancias por horas extras por cada semana
- Deducciones o adiciones al salario del empleado
- Salarios totales ganados durante cada período de pago
- Fecha de pago y las fechas cubiertas por el pago
Requisitos de tiempo y forma de cronometrar el tiempo
Los empleadores deben conservar los datos personales durante el tiempo que el empleado permanezca en la nómina de la empresa. En el caso de los datos relacionados con el trabajo y el salario de los empleados (es decir, registros de compras, registros de ventas, acuerdos de negociación colectiva, nómina), los empleadores deben conservar los registros durante un mínimo de 3 años. Este es un punto muy importante. Si usted es un empleador, debe conservar estos registros durante este período de tiempo; de lo contrario, estará infringiendo la FLSA. Los datos informativos relacionados con los cálculos de salarios, como tarjetas de control de horario, tablas de tasas salariales, horarios, etc., deben conservarse durante un mínimo de 2 años. Es importante destacar que todos estos registros deben estar disponibles para su inspección por un representante de la División de Trabajo. Además, los registros deben almacenarse en el lugar de trabajo o en una oficina central.
La FLSA otorga a los empleadores un margen de maniobra considerable en lo que respecta al método de registro de las horas trabajadas por los empleados. Los empleadores no tienen que seguir un formato o método en particular, pero los registros deben estar completos. Esto significa que los empleadores tienen la libertad de utilizar un reloj de control de tiempo si lo prefieren, o pueden designar a un cronometrador que toma nota de los datos sobre las horas trabajadas de los empleados. Los empleadores también pueden optar por que los trabajadores lleven un registro de su propio tiempo de forma independiente y luego se lo envíen al empleador. Cualquiera sea el método elegido, los registros deben ser completos y precisos.
Comuníquese con el bufete de abogados Trembly para obtener información adicional
Los requisitos de conservación de registros de la FLSA son estrictos. Los empleadores deben tomarse el tiempo necesario para asegurarse de cumplir plenamente con estas normas; de lo contrario, pueden enfrentarse a fuertes sanciones. Si desea obtener más información o si necesita ayuda adicional con los requisitos de conservación de registros para trabajadores no exentos, llame hoy mismo al bufete de abogados Trembly al (305) 985-4582 .