Como probablemente sepas, los fundadores de empresas emergentes tienen que desempeñar muchas funciones. La cantidad de trabajo que tienes que hacer antes de contratar a un solo empleado es básicamente un curso intensivo de recursos humanos. Sin embargo, después de que tus trabajadores reciben sus primeros cheques de pago, las obligaciones parecen no terminar nunca. Como resultado, muchos propietarios de pequeñas empresas dejan pasar las responsabilidades fiscales sobre la nómina, como las que describimos a continuación, sin que se les ocurran.
1. Olvidarse del impuesto de reempleo de Florida.
Florida no impone un impuesto estatal sobre la renta a las personas físicas, que es lo que atrae a muchos empresarios al Estado del Sol en primer lugar. Esto no significa que las empresas de Florida estén exentas de pagar impuestos al estado; los primeros 7.000 dólares que gana un empleado al año están sujetos al impuesto de reempleo de Florida. La tasa inicial es del 2,7 por ciento de los primeros 7.000 dólares. Los empleadores son responsables del impuesto de reempleo, que se deposita en el Fondo Fiduciario de Compensación por Desempleo.
2. Clasificación errónea de los trabajadores.
Se podría decir que el interés por la clasificación errónea de los trabajadores nunca ha sido tan grande. Las empresas que remuneran a los trabajadores por su trabajo deben asegurarse de que lo hacen como empleados o contratistas independientes. Pagar a un trabajador como contratista independiente es, sin duda, mejor para los empleadores, ya que los empleados obtienen ciertos beneficios que son pagados por su empleador. Sin embargo, simplemente afirmar que un trabajador es un contratista independiente no lo convierte en tal. La carga de la prueba recae sobre los empleadores para demostrar que un trabajador en particular no es un empleado. La evaluación de contratista independiente ha evolucionado a lo largo de los años; consulte con su abogado para conocer los requisitos más recientes.
Además de pagar impuestos atrasados, las sanciones federales por clasificar incorrectamente a los trabajadores incluyen $50 por cada formulario W-2 que el empleador no presentó, el 1,5 por ciento del salario del empleado y un 40 por ciento adicional de impuestos FICA atrasados. Hay innumerables ejemplos de empleadores que se vieron obligados a pagar millones de dólares debido a la clasificación incorrecta de los trabajadores. En 2016, el propietario de una guardería de Missouri se vio obligado a pagar casi $900,000 en impuestos atrasados y sanciones por clasificar incorrectamente a los empleados como contratistas independientes. El propietario también fue sentenciado a dos años de prisión. La clasificación incorrecta intencional de los trabajadores también es un delito grave en Florida.
3. No mantenerse al día con registros importantes de nómina.
Diversas leyes federales y estatales exigen que los empleadores conserven la documentación de nóminas durante un período determinado. La Ley de Normas Laborales Justas, por ejemplo, exige que los empleadores conserven los registros de nóminas durante tres años y los horarios de trabajo durante al menos dos años, independientemente de cuándo deje la empresa el empleado.
4. Calcular incorrectamente el salario bruto de los empleados.
Existen muchas deducciones antes de impuestos y cuentas de retención que pueden afectar los ingresos imponibles de los empleados. Las deducciones más comunes incluyen las contribuciones de los empleados a las Cuentas de Gastos Flexibles (FSA), los gastos de cuidado infantil, el seguro de vida y muchas cuentas 401(k). Si no tiene en cuenta todas las deducciones aplicables antes de pagar los impuestos, puede pagar más de lo que se le exige. En ese caso, deberá completar el Formulario 94 correspondiente y el formulario 94X correspondiente. También deberá modificar los formularios W-2 para obtener un reembolso por los pagos en exceso.
5. No prestar atención a los plazos de pago de impuestos.
Dependiendo de la naturaleza de su negocio y su obligación tributaria general, podría tener fechas límite de impuestos quincenales, mensuales, trimestrales y anuales que debe seguir de cerca. Algunas fechas límite se aplican para la remisión de impuestos, mientras que otras simplemente requieren la presentación de declaraciones. Las empresas que no cumplan con fechas límite tributarias importantes pueden verse sujetas a sanciones monetarias.
Un abogado puede ayudarle a evitar errores costosos
Incluso errores aparentemente menores en materia de impuestos sobre la nómina pueden resultar en enormes pérdidas monetarias para su empresa. Además de las sanciones federales y estatales, es posible que se vea obligado a pagar los honorarios de los abogados de la otra parte. El bufete de abogados Trembly Law Firm se especializa en ayudar a los empresarios de Florida a llegar a donde quieren ir de manera eficiente y adecuada. Llame a nuestro equipo hoy mismo para analizar las necesidades de su empresa.
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